Office Groups – ganz einfach zusammen arbeiten in Office 365

Office 365 ist ohne Frage ein erstklassiges Werkzeug für Produktivität und Zusammenarbeit – und das schon seit vielen Jahren. Die Möglichkeiten, das eigene Unternehmen mit Hilfe von Office modern auszurichten, sind immens und werden immer weiter entwickelt. Ein gutes Beispiel für die ständige Weiterentwicklung ist die Bereitstellung des Dienstes Office Groups, der das Konzept von Office 365 entscheidend erweitert: Für alle Nutzer steht „out-of-the-box“ ein vereinheitlichter Arbeitsbereich für Gruppen zur Verfügung, der sofort und ohne große Vorkenntnisse eingerichtet werden kann und der alle Funktionen bereitstellt, die für die Gruppenarbeit wichtig sind.

„Problem“ Funktionsvielfalt

Ein Problem bei der Einführung von Office war bisher die enorme Funktionsvielfalt. Nach der ersten Bereitstellung von Office 365, meistens durch die Nutzung eines einzelnen Office 365-Dienstes (Exchange, Skype for Business, Sharepoint oder Microsoft Office Desktop-Anwendungen) waren die nächsten Schritte gerade für kleine und mittlere Unternehmen nicht klar oder wurden als zu kompliziert angesehen.

Office 365 ist mehr als die Summe der Einzeldienste

Dabei ist der wesentliche Nutzen von Office 365 nicht die große Anzahl an Diensten und Programmen, die kostengünstig im Paket erworben werden, sondern die Lösungen, die durch sinnvolle Kombination dieser Dienste erstellt werden können. Wie sinnvoll eine solche Kombination sein kann, zeigt sich in Office Groups, das Microsoft Ende 2016 in Office 365 bereitgestellt hat.

Für die Zusammenarbeit entwickelt

Office Groups wurde konsequent für die Zusammenarbeit im Unternehmen entwickelt. Mit ganz wenigen Klicks wird eine Gruppe erstellt, denen Mitarbeiter zugeordnet werden können und für die ein kompletter Arbeitsbereich erstellt wird. Dieser Arbeitsbereich enthält eine Dateiablage, ein E-Mail Postfach, ein Notizbuch, einen Kalender und eine Aufgabenverwaltung, also alles was man für die Zusammenarbeit in Gruppen oder Projekten braucht. Dies kann die Zusammenarbeit im Unternehmen erheblich vereinfachen.

Beispiel: Ein neues Projekt mit Office 365

Stellen Sie sich vor, Sie erhalten von einem Kunden eine Anfrage für ein neues Projekt. Mit Office Groups können Sie aus Outlook heraus sofort mit einem Klick eine Gruppe für dieses Projekt erstellen, die ersten Mitarbeiter aus Verkauf, Einkauf, Konstruktion, mit denen das Projekt begonnen werden soll, dieser Gruppe hinzufügen. In dieser Gruppe stellen Sie alle wesentlichen Unterlagen, Dokumente, E-Mails, Termine und Links bereit. Die eingeladenen Mitarbeiter erhalten dann eine Einladungsmail und können sofort anfangen, in dem neuen Arbeitsbereich zu arbeiten.

Später hinzugefügte Mitarbeiter der Gruppe können sich dann unmittelbar mit allen Informationen und der bisher geführten Kommunikation vertraut machen und sind somit schnell im Projekt up-to-date.

Alle Daten stehen zentral zur Verfügung, was allen Mitarbeitern ein sehr fokussiertes Arbeiten ermöglicht und dies auch mobil von überall in der Welt auf nahezu jedem Computer, Tablet oder Smartphone.

Einfache Handhabung nahezu ohne IT

Auch wenn die technischen Hintergründe hierbei komplex sein mögen, der Anwender bekommt davon gar nichts mit, nicht einmal eigenes IT-Know-How ist dafür notwendig. Der Dienst wurde einzig und allein mit dem Gedanken entwickelt, den Mitarbeitern die Zusammenarbeit einfach zu machen. Es reicht ein Internetbrowser, um anfangen zu können.

Integration aller Dienste

Natürlich baut Office Groups auf den vorhandenen Office 365-Diensten auf, die Dateiablage beruht auf Sharepoint, das E-Mail-Postfach und der Kalender auf Exchange, die Videokonferenzen auf Skype for Business etc. und zukünftige Dienste werden auch nach und nach integriert werden. Somit ist Groups auch ein gutes Beispiel für die großen Möglichkeiten, die eine Kombination der einzelnen Dienste ermöglichen kann - und somit in der Historie von Office 365 ein Quantensprung, der den Zugang zu allen Diensten in diesem Paket erleichtert.

Was meinen Sie zu Office Groups? Nutzen Sie diese schon oder wollen Sie es mal versuchen? Welche Erfahrungen haben Sie gemacht?